Kontaktirekisterin tietosuojaseloste (Gruppo)

Rekisterin nimi

Taiken kontaktirekisteri

Rekisterinpitäjä

Taiteen edistämiskeskus
Hakaniemenranta 6, 00531 Helsinki
0295 330 900, [email protected], www.taike.fi

Tietosuojavastaavan yhteystiedot

[email protected], puhelin 0295 330 900 (vaihde)

Käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on Taiken toiminnasta tiedottaminen ja sidosryhmäsuhteiden hoitaminen yhteiskunnallisen vuorovaikutuksen ja Taiken toiminnan vaikuttavuuden edistämiseksi.

Taiken sidosryhmiin kuuluvat muun muassa erilaiset taide- ja kulttuurialan toimijat, tapahtumiin osallistujat sekä yhteistyökumppanit. Lisäksi Taiken toiminnasta tiedotetaan valtionavustusten hakijoita ja saajia, joihin kuuluu taiteilijoita ja taide- ja kulttuurialan yhteisöjä ja yrityksiä, kuntia ja kuntayhtymiä.

Henkilötietoja käsitellään Taiken toiminnasta tiedottamiseen, uutiskirjeiden ja tapahtumakutsujen lähettämiseen, ilmoittautumisten hallintaan, palautteen keräämiseen, sidosryhmäsuhteiden hoitamiseen ja kehittämiseen sekä muuhun viestintään. Lisäksi tietoja voidaan käyttää tilastointi- ja tiedontuotantotarkoituksiin. 

Henkilötietoja ei käytetä eikä luovuteta kaupallisiin markkinointitarkoituksiin.

Käsittelyn perusteena on yleistä etua koskevan tehtävän suorittaminen ja Taiteen edistämiskeskukselle kuuluvan julkisen vallan käyttäminen tietosuoja-asetuksen (EU 2016/679) 6 artiklan 1 kohdan e alakohdan mukaisesti.

Taiteen edistämiskeskuksen tehtävistä säädetään Taiteen edistämiskeskuksesta annetussa laissa (657/2012).

Käsiteltävät henkilötiedot

Rekisteriin voidaan tallentaa henkilöstä seuraavat tiedot:

• nimi
• sähköpostisoite
• organisaatio
• postiosoite
• puhelinnumero
• paikkakunta
• sidosryhmätiedot
• tehtävänimike
• Taiteenalat ja Taiken toiminnot, jotka henkilö on ilmoittanut kiinnostuksensa kohteiksi.

Tietoja tallennetaan henkilön omalla suostumuksella (esimerkiksi henkilön tilatessa uutiskirjeen Taiken nettisivujen kautta tai tapahtumailmoittautumisen yhteydessä olevalla kyselyllä). Tietoja voidaan tallentaa myös julkisista sidosryhmien yhteystiedoista. Tallennettavat vähimmäistiedot rekisteriin liittymiseksi ovat henkilön nimi ja sähköpostisoite. Muita tietoja henkilö voi ilmoittaa harkintansa mukaan ja tietoja voidaan käyttää esimerkiksi uutiskirjeiden kohdentamiseen. 

Tietojen luovuttaminen

Tietoja ei säännönmukaisesti luovuteta kolmansille osapuolille.

Tietojen siirto EU:n tai ETA-maiden ulkopuolelle

Uutiskirjeviestinnässä käytetään suomalaisen Gruppo Software Oy:n tarjoamaa joukkosähköpostitoiminnallisuutta, jossa henkilön nimeä ja sähköpostiosoitetta käsittelee uutiskirjeen lähettämiseksi myös EU/ETA-alueen ulkopuolinen alihankkija. Henkilötiedot on kuitenkin teknisesti suojattu. Gruppon ja sen alihankkijoiden väliset sopimukset sisältävät EU:n tietosuojaa koskevat vakiolausekkeet.

Muita henkilötietoja ei siirretä EU:n tai ETA-maiden ulkopuolelle.

Henkilötietojen säilytysajat

Tiedot poistetaan, kun niitä ei enää tarvita käyttötarkoitukseensa. Tiedot poistetaan myös henkilön sitä pyytäessä.

Säännönmukaiset tietolähteet

Tiedot kerätään henkilöltä itseltään tai julkisista lähteistä, kuten yhdistysten, yritysten julkisista tiedoista.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterin suojauksessa käytetään toimittajan tarjoamaa suojausta ja rekisteriin pääsyä rajoitetaan.

Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Henkilötietoja ei käytetä automaattiseen päätöksentekoon.

Rekisteröidyn oikeudet

Tarkastusoikeus

Voit lähettää tarkastuspyynnön tietosuojavastaavalle (yhteystiedot yllä). Varaudu todistamaan henkilöllisyytesi.

Oikeus tietojen oikaisemiseen

Sinulla on oikeus oikaista itseäsi koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot. Tee pyyntö kirjallisesti tietosuojavastaavalle (yhteystiedot yllä). Ilmoita korjauspyynnössä oikaistava tieto ja sen tarkka muutos tai täydennys. Varaudu todistamaan henkilöllisyytesi.

Oikeus tietojen poistamiseen

Tietosuoja-asetuksen 17. artiklan mukaan rekisteröidyllä henkilöllä on oikeus vaatia itseään koskevan henkilötiedon poistamista rekisteristä.

Sinulla on oikeus vaatia Taikea poistamaan sellaiset itseäsi koskevat henkilötiedot, joita käsitellään antamasi suostumuksen perusteella. Voit lähettää poistopyynnön kirjallisesti osoitteeseen [email protected].

Uutiskirjeen tilaajalla on myös jokaisen uutiskirjeen vastaanottamisen yhteydessä mahdollisuus perua tilaus. Uutiskirjeen tilauksen peruneiden henkilötiedot poistetaan rekisteristä.

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Jos katsot, että henkilötietojasi käsitellään lainvastaisesti, voit tehdä valituksen tietosuojavaltuutetun toimistoon.

Tietosuojavaltuutetun toimisto
Käyntiosoite Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki
Postiosoite PL 800, 00531 Helsinki
Sähköposti tietosuoja(at)om.fi
Puhelinvaihde 029 566 6700
Kirjaamo 029 566 6768

Lisätietoa valituksen tekemisestä löydät tietosuojavaltuutetun toimiston kotisivuilta osoitteesta www.tietosuoja.fi