Valtionavustustoiminnan verkkopalvelu (haeavustuksia.fi)
Rekisterin nimi
Taiteen edistämiskeskuksen valtionavustustoiminnan verkkopalveluissa käsiteltävät henkilötiedot
Rekisterinpitäjä ja rekisterinpitäjän yhteystiedot
Nimi: Taiteen edistämiskeskus (Taike)
Osoite: Hakaniemenranta 6, 00531 Helsinki
Postiosoite: PL 1001, 00531 Helsinki
Vaihde: 0295 330 900
Sähköposti: [email protected]
Kotisivut: www.taike.fi
Valtiokonttori toimii yhteisrekisterinpitäjänä valtionavustuslain (688/2001) 32 c § 1 momentin perusteella.
Tietosuojavastaavan yhteystiedot
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Asiakaspalautteisiin vastaaminen (sähköposti): Asiakkaan antamia yhteystietoja käytetään vain palautteeseen vastaamiseen. Valtiokonttori vastaa palveluun liittyviin kysymyksiin ja teknisiin ongelmatilanteisiin.
Valtionavustustoimintaan liittyvien viranomaisten tukeminen: Valtiokonttori käyttää valtionapuviranomaisten yhteystietoja asiakkuuden hoitamiseen.
Valtionavustuspalvelun tuottaminen: Asiakkaan antamia tietoja käytetään valtionavustusten käsittelyssä (mm. lisätietojen pyytäminen, hakemusten arviointi ja vertailu sekä päätösten teko). Tietoa käyttää ensi sijassa valtionavustushaun avannut valtionapuviranomainen. Valtiokonttorin osalta henkilötietojen käsittely liittyy teknisten häiriötilanteiden selvittämiseen ja tekniseen kehittämiseen.
Käyttäjän IP-osoite: Sivuston ja niihin liittyvien ohjelmointirajapintojen käytöstä kerätään teknisiä lokitietoja, joita käytetään sivuston toiminnan varmentamiseen ja mahdollisten häiriötilanteiden selvittämiseen.
Taiteen edistämiskeskus käsittelee henkilötietoja lakisääteisten tehtäviensä hoitamiseksi. Taiteen edistämiskeskuksen tehtävistä säädetään Taiteen edistämiskeskuksesta annetussa laissa (657/2012).
Henkilötietojen käsittelyperuste
Henkilötietojen käsittely perustuu valtionavustuslakiin 688/2001. Valtiokonttorin osalta henkilötietojen käsittely perustuu sekä valtionavustuslakiin että valtiokonttorista annetussa laissa (2 § 7-10 kohdat) säädettyihin tehtäviin.
Henkilötietojen käsittely on EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (EU 2016/679) 6 artiklan 1 kohdan c ja e alakohtien mukaista (käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi sekä rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseksi).
Käsiteltävät rekisteröityjen ryhmät ja henkilötietoryhmät
Palautteenantajat: Palautteenantajan antamat tiedot, yleensä sähköpostiosoite ja nimi, mahdollisesti myös puhelinnumero. Tietojen avulla Valtiokonttori vastaa palautteeseen. Valtiokonttori toimii rekisterinpitäjänä ja käsittelijänä.
Valtionapuviranomaiset: Valtionapuviranomaisten eri rooleissa toimivien henkilöiden yhteystiedot. Valtiokonttori toimii rekisterinpitäjänä ja käsittelijänä.
Valtionavustuksia hakevat tahot: Valtionavustusta hakevasta tahosta tallennetaan tai käytetään seuraavia henkilötietoja:
- yhteyshenkilön nimi, henkilötunnus ja yhteystiedot sekä rooli hakijayhteisössä
- yhteyshenkilön valtuudet asioida eri yhteisöjen nimissä
- erilaisten valtionavustushakujen yhteydessä laadituilla hakulomakkeilla ja niihin liittyvillä liitteillä kerätyt tiedot.
Käyttäjän IP-osoite: Teknisiin lokitietoihin tallennetaan käyttäjän IP-osoite. Valtiokonttori toimii rekisterinpitäjänä.
Henkilötietojen lähteet silloin, kun tietoja ei ole saatu henkilöltä itseltään
Palautteenantajat:
Valtionapuviranomaiset: Tiedot saadaan valtion yhteisistä tietovarannoista.
Valtionavustusta hakevat tahot: Tiedot saadaan osin Yritys- ja yhteisötietojärjestelmästä (YTJ) ja Suomi.fi (tunnistautuminen ja valtuudet).
Käyttäjän IP-osoite: Tekniset lokit säilötään järjestelmän lokipalvelimelle, jossa ne ovat saatavilla häiriötapausten selvittämistä varten.
Henkilötietojen käsittelijät ja vastaanottajat
- Solita, järjestelmän ylläpito
- Valtion tieto- ja viestintätekniikkakeskus (Valtori), palvelun alusta
- Digi- ja väestötietovirasto (DVV), Suomi.fi Viestit-palvelu
- Valtion talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskus (Palkeet)
Tiedot ovat valtionapuviranomaisten käytettävissä aina kyseiseen hakukokonaisuuteen liittyen. Henkilötiedoista tullaan julkaisemaan Tutkiavustuksia.fi -palvelussa ne henkilötiedot, jotka erikseen säädetään julkaistavaksi valtionavustustoiminnan tietopalvelussa.
Henkilötietojen siirtäminen EU:n tai ETA:n ulkopuolelle tai kansainväliselle järjestölle
Henkilötietoja ei luovuteta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle tai kansainvälisille järjestöille.
Henkilötietojen säilyttämisajat
Asiakaspalautteet: Tiedot säilytetään vain sen aikaa, kun asiakkaan asian käsittely edellyttää. Tarpeettomat yhteystiedot poistetaan 6 kuukauden välein. Valtiokonttori huolehtii tietojen poistamisesta.
Tiedot valtionapuviranomaisista: Tiedot tallennetaan asiakkuuksien hallintajärjestelmään (CRM-järjestelmä), jossa Valtiokonttori säilyttää tietoja niin kauan kuin palvelu on toiminnassa.
Tiedot valtionavustusta hakevista tahoista: Tiedot tallennetaan valtionavustusten tietovarantoon, jossa sitä säilytetään valtionapuviranomaisen määrittelemän säilytysajan mukaan (valtionavustuslaki 32 e §).
Käyttäjän IP-osoite: Tietoja säilytetään 90 päivän ajan.
Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjältä tieto siitä, käsitelläänkö hänen henkilötietojaan.
Rekisteröidyllä on oikeus pyytää:
- itseään koskevat henkilötiedot
- rekisterinpitäjää oikaisemaan tai poistamaan virheelliset tai vanhentuneet tiedot
- henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista
Mikäli rekisteröity katsoo, ettei hänen henkilötietojensa käsittely ole lainmukaista, rekisteröidyllä on oikeus tehdä asiasta valitus tietosuojavaltuutetulle.
Automaattinen päätöksenteko ja profilointi
Henkilötietoja ei käytetä automaattiseen päätöksentekoon eikä profilointiin, joilla olisi vaikutuksia rekisteröityjen oikeuksiin tai vapauksiin nähden.
Henkilötietojen suojaaminen
Taiteen edistämiskeskus rekisterinpitäjänä on toteuttanut tarvittavat tekniset ja organisatoriset toimet sekä edellyttää niitä myös henkilötietojen käsittelijöiltä.