Dataskyddsbeskrivning för ärendehanteringssystemet (Arkki)
Registrets namn
Dataskyddsbeskrivning för kundregistret i ärendehanteringssystemet Arkki
Personuppgiftsansvarig
Centret för konstfrämjande (Taike)
Hagnäskajen 6, 00531 Helsingfors
0295 330 900, [email protected], www.taike.fi
Kontaktuppgifter till dataskyddsansvarig
[email protected], telefon 0295 330 900 (växel)
Syften och rättslig grund för behandlingen
Ärenden som inkommit till Centret för konstfrämjande registreras i ärendehanteringssystemet Arkki. Det är en VirastoVahva-lösning för ärendehantering som erbjuds av statens center för informations- och kommunikationsteknik Valtori och uppfyller de lagstadgade kraven på ärendehantering och arkivering.
I Arkki registreras exempelvis varje utlåtande- och utredningsbegäran, upphandlings- och avtalsdokument samt övriga ärenden som Taike mottar och som kräver registrering.
Ärenden som gäller statsbidrag behandlas i ärendehanteringssystemet Salama, så information om behandling av personuppgifter i anslutning till statsbidragsverksamheten finns i Dataskyddsbeskrivning för ärendehanteringssystemet Salama.
Syftet med användningen av uppgifterna är behandling av anhängiggjorda ärenden i enlighet med lagstiftningen.
Valtori med underleverantörer ansvarar för ärendehanteringssystemets tekniska underhåll. Systemet är inte anslutet till andra datasystem.
Taike behandlar personuppgifter för att utföra sina lagstadgade uppgifter. Centret för konstfrämjandes uppgifter stadgas i lagen om Centret för konstfrämjande (657/2012).
Personuppgifter som behandlas
Ärenden som anhängiggjorts Centret för konstfrämjande registreras i ärendehanteringen och ges ett diarienummer.
Omfattningen på de behandlade uppgifterna beror på ärendets natur och på vilka uppgifter i anslutning till ärenden har inlämnats till Taike.
I typiska fall behandlar vi åtminstone följande personuppgifter:
- Namn på den som anhängiggjort ärendet
- Kontaktuppgifter för den som anhängiggjort ärendet, exempelvis telefonnummer, e-postadress och/eller postadress
- Beskrivning av ärendet
- Uppgifter om skedena i ärendets behandling.
I ärenden som ansluter till arvoden och ersättningar som Taike betalar behandlar vi också personsignum och uppgifter om bankförbindelse.
Överföring av uppgifter
Uppgifterna överförs i regel inte till tredje parter.
Uppgifter kan överföras endast i den utsträckning som gällande lagstiftning ålägger och tillåter. Grunden för överföring av uppgifter i enstaka fall kan vara exempelvis lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet (621/1999).
Överföring av uppgifter utanför EU- eller EES-länder
Vi överför personuppgifter utanför EU/EES. Vi har säkerställt skyddsåtgärder för överföringen.
Personuppgifternas förvaringstid
Förvaringstiden för personuppgifter i anslutning till anhängiggjorda ärenden regleras i arkivlagen (831/1994), Arkivverkets förordning samt Taikes arkivbildningsplan och informationsstyrningsplan.
Lagenliga informationskällor
Uppgifterna har i regel uppgetts av personerna själva. Uppgifter kan också fås av andra myndigheter.
Tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder
Uppgifterna är skyddade genom administration av rättigheter att använda uppgifterna, tekniskt skydd av databaserna och servrarna, lokalernas fysiska skydd, passerkontroll, skydd av datatrafiken samt säkerhetskopiering av uppgifterna.
Automatiskt beslutsfattande
Personuppgifterna används inte för automatiskt beslutsfattande.
Den registrerades rättigheter
Rätt till granskning
Du kan skicka en begäran om att få granska dina uppgifter till den dataskyddsansvariga (kontaktuppgifter ovan). Bered dig på att bevisa din identitet. Du kan granska dina kontaktuppgifter genom att logga in på Taikes e-tjänst.
Rätt att korrigera uppgifter
Du har rätt att korrigera dina personuppgifter som är oprecisa eller felaktiga. Lämna en skriftig begäran om korrigering till den dataskyddsansvariga (kontaktuppgifter ovan). I begäran anger du uppgiften som ska korrigeras och dess exakta ändring eller komplettering. Bered dig på att bevisa din identitet. Du kan logga in på Taikes e-tjänst för att ändra följande uppgifter: adress (inhemsk eller utländsk), bankkonto, bankkonto för en specifik ansökan, arbetsgruppens sammansättning.
Rätt att radera uppgifter
Enligt artikel 17 i dataskyddsförordningen har registrerade personer rätt att kräva att deras personuppgifter raderas ur registret. Denna rättighet gäller inte sådana personuppgifter som Taike behöver för att fullfölja sina lagstadgade uppdrag. Största delen av Taikes tjänster baserar sig på fullföljande av lagstadgade ålägganden, utförande av uppdrag av allmänt intresse eller utövande av offentlig makt. I dessa fall kan du inte kräva att dina personuppgifter ska raderas eller överföras till ett annat system, och inte heller i princip motsätta dig behandlingen av dina personuppgifter. Du har rätt att kräva att Taike raderar sådana personuppgifter om dig som behandlas utifrån ditt samtycke. Du kan skicka en skriftlig begäran om radering till adressen [email protected]. Bered dig på att bevisa din identitet.
Rätt att göra anmälan till tillsynsmyndighet
Om du anser att dina personuppgifter behandlas lagstridigt an du göra en anmälan till dataombudsmannens byrå.
Dataombudsmannens byrå
Besöksadress: Fågelviksgränden 4, 00530 Helsingfors
Postadress PB 800, 00531 Helsingfors
E-post tietosuoja(at)om.fi
Telefonväxel 029 566 6700
Registratorskontor 029 566 6768
Närmare information om hur du gör en anmälan finns på hemsidan för dataombudsmannens byrå på adressen www.tietosuoja.fi/sv.