Asianhallintajärjestelmän tietosuojaseloste (Arkki)

Rekisterin nimi 

Asianhallintajärjestelmä Arkin asiakasrekisterin tietosuojaseloste 

Rekisterinpitäjä

Taiteen edistämiskeskus (Taike)
Hakaniemenranta 6, 00531 Helsinki
0295 330 900, [email protected], www.taike.fi  

Tietosuojavastaavan yhteystiedot 

[email protected], puhelin 0295 330 900 (vaihde)

Käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Taiteen edistämiskeskukseen vireille saatetut asiat kirjataan asianhallintajärjestelmä Arkkiin. Kyseessä on valtion tieto- ja viestintätekniikkakeskus Valtorin tarjoama VirastoVahva-asianhallintaratkaisu, joka täyttää asianhallintaa ja arkistointia koskevat säädösvaatimukset.

Arkkiin kirjataan esimerkiksi Taiken vastaanottamat lausunto- ja selvityspyynnöt sekä hankinta- ja sopimusasiakirjat sekä muut kirjattavat asiat. Valtionavustuksia koskevat asiat käsitellään Salama-asianhallintajärjestelmässä, joten valtionavustustoimintaan liittyvästä henkilötietojen käsittelystä löydät tietoa Salama-asianhallintajärjestelmän tietosuojaselosteesta.

Tietojen käyttötarkoitus on vireille saatettujen asioiden käsittely lainsäädännön edellyttämällä tavalla.

Asianhallintajärjestelmän teknisestä ylläpidosta vastaa Valtori alihankkijoineen. Järjestelmästä ei ole liittymiä muihin tietojärjestelmiin.

Taike käsittelee henkilötietoja lakisääteisten tehtäviensä hoitamiseksi. Taiteen edistämiskeskuksen tehtävistä säädetään Taiteen edistämiskeskuksesta annetussa laissa (657/2012).

Käsiteltävät henkilötiedot

Taiteen edistämiskeskukseen vireille saatettu asia kirjataan asianhallintaan, ja sille annetaan diaarinumero.

Käsiteltävien tietojen laajuus riippuu asian luonteesta ja siitä, mitä asiaan liittyviä tietoja Taikelle on toimitettu. 

Tyypillisesti käsittelemme ainakin seuraavia henkilötietoja:

• vireillesaattajan nimi
• vireillesaattajan yhteystiedot, esimerkiksi puhelinnumero, sähköpostiosoite ja/tai postiosoite
• asian kuvaus
• asian käsittelyn vaiheita koskevat tiedot.

Taiken maksamiin palkkioihin ja korvauksiin liittyvissä asioissa käsittelemme myös henkilötunnusta ja pankkiyhteystietoja.

Tietojen luovuttaminen

Tietoja ei säännönmukaisesti luovuteta kolmansille osapuolille.
Tietoja voidaan luovuttaa ainoastaan voimassa olevan lainsäädännön velvoittamissa ja sallimissa rajoissa. Perusteena tietojen luovuttamiselle yksittäistapauksessa voi olla esimerkiksi laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999).

Tietojen siirto EU:n tai ETA-maiden ulkopuolelle

Siirrämme henkilötietoja EU:n/ETA:n ulkopuolelle. Olemme huolehtineet siirtoon liittyvistä suojatoimista. 

Henkilötietojen säilytysajat

Vireille saatettuihin asioihin liittyvien henkilötietojen säilyttämisajat määräytyvät arkistolain (831/1994), Arkistolaitoksen määräyksen ja Taiken arkistonmuodostussuunnitelman ja tiedonohjaussuunnitelman mukaisesti.

Säännönmukaiset tietolähteet

Tiedot ovat pääsääntöisesti peräisin henkilöltä itseltään. Lisäksi tietoja voidaan saada muilta viranomaisilta.

Tekniset ja organisatoriset turvatoimet

Tiedot on suojattu tietojen käyttöoikeuksien hallinnalla, tietokantojen ja palvelinten teknisellä suojauksella, tilojen fyysisellä suojauksella, kulunvalvonnalla, tietoliikenteen suojauksella sekä tietojen varmuuskopioinnilla.

Automaattinen päätöksenteko

Henkilötietoja ei käytetä automaattiseen päätöksentekoon.

Rekisteröidyn oikeudet

Tarkastusoikeus

Voit lähettää tarkastuspyynnön tietosuojavastaavalle (yhteystiedot yllä). Varaudu todistamaan henkilöllisyytesi.

Oikeus tietojen oikaisemiseen

Sinulla on oikeus oikaista itseäsi koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot. Tee pyyntö kirjallisesti tietosuojavastaavalle (yhteystiedot yllä). Ilmoita korjauspyynnössä oikaistava tieto ja sen tarkka muutos tai täydennys. Varaudu todistamaan henkilöllisyytesi.

Oikeus tietojen poistamiseen

Tietosuoja-asetuksen 17. artiklan mukaan rekisteröidyllä henkilöllä on oikeus vaatia itseään koskevan henkilötiedon poistamista rekisteristä.

Tämä oikeus ei koske niitä henkilötietoja, joita Taike tarvitsee lakisääteisen tehtävän hoitamista varten. Suurin osa Taiken palveluista perustuu lakisääteisen velvoitteen noudattamiseen taikka yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseen tai julkisen vallan käyttämiseen. Näissä tapauksissa et voi vaatia henkilötietojesi poistamista tai siirtämistä toiseen järjestelmään, etkä lähtökohtaisesti voi myöskään vastustaa henkilötietojesi käsittelyä.

Sinulla on oikeus vaatia Taikea poistamaan sellaiset itseäsi koskevat henkilötiedot, joita käsitellään antamasi suostumuksen perusteella. Voit lähettää poistopyynnön kirjallisesti osoitteeseen [email protected]. Varaudu todistamaan henkilöllisyytesi.

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Jos katsot, että henkilötietojasi käsitellään lainvastaisesti, voit tehdä valituksen tietosuojavaltuutetun toimistoon.

Tietosuojavaltuutetun toimisto

Käyntiosoite Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki
Postiosoite PL 800, 00531 Helsinki
Sähköposti tietosuoja(at)om.fi
Puhelinvaihde 029 566 6700
Kirjaamo 029 566 6768

Lisätietoa valituksen tekemisestä löydät tietosuojavaltuutetun toimiston kotisivuilta osoitteesta www.tietosuoja.fi.