Toimikuntien jäsenten henkilötietojen käsittely Taikessa
Taike kerää toimikuntien jäsenten tiedot kokouspalkkioiden ja matkalaskujen maksatusta varten, hakemusten lukuohjelman käyttöoikeuksia, tilastointia, ja toimikunnan työskentelyä tukevaa viestintää varten (esimerkiksi pöytäkirjojen, esityslistojen ja tiedotteiden jakelu, ja muu tiedottaminen).
Tarvittavat tiedot kerätään sinulta paperisella lomakkeella toimikuntakauden alussa. Lomakkeessa kysytään:
- toimikunta
- sukunimi ja etunimi
- taiteilijanimi
- henkilötunnus
- äidinkieli
- arvo tai ammatti
- postiosoite
- sähköposti
- puhelinnumero
- pankkitili
- verotuskunta
- ruoka-aineallergiat
- suostumus siitä, onko käytettävissä myös muiden toimikuntien valtionavustushakemusten arviointityöhön.
Paperiset lomakkeet säilytetään henkilöstöhallinnon kassakaapissa. Lomakkeet hävitetään tietosuojasäiliön kautta, kun niitä ei enää tarvita.
Lomakkeet ovat virkailijoiden luettavissa sähköisessä muodossa Taiteen edistämiskeskuksen sähköisessä työtilassa. Pääsy työtilaan on rajattu tietoja tarvitseviin virkamiehiin. Oikeudet työtilaan myönnetään keskitetysti. Työtila on suojattu asiattomalta katselulta, muuttamiselta ja hävittämiseltä. Suojaus perustuu käyttövaltuushallintaan, tietokantojen ja palvelinten tekniseen suojaukseen, tilojen fyysiseen suojaukseen, kulunvalvontaan, tietoliikenteen suojaukseen sekä tietojen varmuuskopiointiin. Lomakkeet poistetaan sähköisestä työtilasta kun niitä ei enää tarvita.
Maksatusta varten tietoja luovutetaan Valtion talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskus Palkeisiin. Muualle tietoja ei luovuteta. EU-alueen ulkopuolelle tietoja ei luovuteta.
Tietosuoja-asetuksen vaatima tietosuojaseloste toimikuntien jäsenten henkilötietoja sisältävistä järjestelmistä on luettavissa Taiteen edistämiskeskuksen internet-sivuilla.